DATENSCHUTZINFORMATION

Wie wir Ihre persönlichen Daten respektieren und schützen

A Unsere Datenschutzinformation

1 Vorwort

Ob Sie Kunde, Interessent oder Besucher unserer Website sind: Wir respektieren und schützen Ihre Privatsphäre.

Was bedeutet das im Klartext, wenn es um Ihre personenbezogenen Daten geht?

Auf den nächsten Seiten können Sie sich schnell und einfach einen Überblick verschaffen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben und was wir damit machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte nach gelten­ dem Datenschutzrecht und sagen Ihnen natürlich, an wen Sie sich bei Fragen wenden können.

Als Verantwortlicher ergreifen wir, die Kanzlei alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten:

2 Für wen gilt diese Datenschutzinformation?

Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, bedeutet das im Klartext, dass wir diese z. B. erheben, speichern, nutzen, übermitteln oder löschen.

In dieser Datenschutzinformation geht es dabei um personenbezogene Daten von:

• Interessenten und Mandanten unserer Kanzlei, die natürliche Personen sind
  
• Allen anderen natürlichen Personen, die in Kontakt mit unserer Kanzlei stehen, z. B. Bevollmächtigte, Erziehungsberechtigte, Boten sowie Vertreter oder Mitarbeiter juristischer Personen, aber auch Besucher unserer Website und Personen, die sich auf der Website oder unseren Apps registrieren lassen
  
• Wirtschaftlich Berechtigte unserer Mandanten (hier müssen wir unseren Prüfungspflichten, z. B. nach dem Geldwäschegesetz, nachkommen)

3 Welche personenbezogenen Daten erheben wir von Ihnen?

Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie mit uns in Kontakt treten, z. B. als Interessent, Arbeitnehmer Lieferant oder Mandant. Das heißt: Insbesondere, wenn Sie sich für unsere Dienstleistungen interessieren, sich für unsere Online­Dienste registrieren oder sich per E­Mail oder Telefon an uns wenden oder wenn Sie im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen unsere Dienstleistungen nutzen.

Folgende persönliche Daten verarbeiten wir:

• Persönliche Identifikationsangaben
  z. B. Vor­ und Nachnamen, Adresse, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Personalausweis­/Reisepass­ Nummer, E-Mail­Adresse, Telefonnummer
• Auftrags- und Umsatzdaten
  z. B. Kontodaten, IBAN, Daten zum Zahlungsverkehr
• Daten über Ihre finanzielle Situation
  z. B. Gehaltsabrechnungen, Zahlungsverhalten, Wert Ihrer sonstigen Vermögensgegenstände, Zahlungsverzug, Angaben zum Einkommen
• Soziodemografische Angaben
  z. B. Familienstand und Familiensituation
• Daten zu Ihrem Online-Verhalten und -präferenzen
  z. B. IP­Adressen, eindeutige Zuordnungsmerkmale mobiler Endgeräte, Daten zu Ihren Besuchen auf unserer Website und Apps, Endgeräte, mit denen Sie unsere Website oder App besucht haben (das hilft uns, zu erkennen, ob Sie auf unserer Website unterwegs sind oder unsere Anwendungen für mobile Endgeräte nutzen)
• Angaben zu Ihren Interessen und Wünschen, die Sie uns mitteilen
  Persönlich, telefonisch oder per E-Mail
• Sensible Daten
  Besondere Kategorien personenbezogener Daten, bekannt als „Sensible Daten“, z. B. Informationen zu Ihrer religiösen Zugehörigkeit (zur Abführung der Kirchensteuer) oder Daten von Kindern

sowie weitere mit diesen Kategorien vergleichbare Daten.

4 Wofür nutzen wir Ihre Daten – und auf welcher Rechtsgrundlage?

4.1 Wir nutzen Ihre Daten, damit Sie unsere Dienstleistungen nutzen können (Erfüllung vertraglicher Pflichten)

Um unsere Verträge zu erfüllen, müssen wir Ihre Daten verarbeiten. Das gilt auch für vorvertragliche Angaben, wie z. B. mind. Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer bzw. Ihre E-Mail­Adresse, um mit Ihnen in Kontakt treten zu können.

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach der jeweiligen Dienstleistung.

4.2 Wir nutzen Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Verarbeitung dieser Daten rechtmäßig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor Geltung der DSGVO (Datenschutz­Grundverordnung), also vor dem 25. Mai 2018, abgegeben haben. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Wer bekommt Ihre Daten?

4.3 Ihre personenbezogenen Daten intern

Innerhalb unserer Kanzlei erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

4.4 Ihre personenbezogenen Daten extern

Wir haben uns zur Verschwiegenheit über alle mandantenbezogenen Tatsachen verpflichtet. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche oder vertragliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Einholung einer Auskunft befugt sind.

Eine gesetzliche Verpflichtung, Ihre personenbezogenen Daten an externe Stellen weiterzuleiten, kommt insbesondere bei folgenden Empfängern in Betracht:

• Öffentliche Stellen, Behörden und -organe, wie
  z. B. Steuerbehörden, Finanzverwaltung, Sozialversicherungsträger
• Rechtsprechungs-/Strafverfolgungsbehörden,
  wie z. B. Polizei, Staatsanwaltschaften, Gerichte
• Anwälte und Notare,
  wie z. B. in Insolvenzverfahren
• Wirtschaftsprüfer

Dienstleister, die uns unterstützen

Auch von uns eingesetzte Dienstleister können, zur Erfüllung der beschriebenen Zwecke, Daten erhalten, wenn diese die Verschwiegenheit wahren. Dies können beispielsweise Unternehmen in den Kategorien IT­Dienstleistungen, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Inkasso, Beratung oder Vertrieb und Marketing sein.

In allen oben genannten Fällen stellen wir sicher, dass Dritte nur Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten, die für das Erbringen unserer Aufgaben notwendig sind.

4.5 Ihr Recht auf Auskunft, Information und Berichtigung

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Sollten Ihre Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

4.6 Ihr Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Aus folgenden Gründen können Sie die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen:

• Wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht länger benötigt werden
• Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt
• Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen und es keine überwiegenden, schutzwürdigen Gründe für eine Verarbeitung gibt
• Wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• Wenn Ihre personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, um gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen

Bitte beachten Sie, dass ein Anspruch auf Löschung davon abhängt, ob ein legitimer Grund vorliegt, der die Verarbeitung der Daten erforderlich macht.

4.7 Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, aus einem der folgenden Gründe, eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen:

• Wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird und wir die Möglichkeit hatten, die Richtigkeit zu überprüfen
• Wenn die Verarbeitung nicht rechtmäßig erfolgt und Sie statt der Löschung eine Einschränkung der Nutzung verlangen
• Wenn wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke der Verarbeitung benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung gegen Rechtsansprüche brauchen
• Wenn Sie Widerspruch eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob Ihre Interessen überwiegen

4.8 Ihr Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte per Postbrief an:

Sonja Bertling, Rodemannskamp 7, D 45326 Essen

oder per E-Mail an:

info@stb-bertling.de

4.9 Ihr Beschwerderecht

In einzelnen Fällen kann es passieren, dass Sie nicht zufrieden mit unserer Antwort auf Ihr Anliegen sind. Dann sind Sie berechtigt, beim Datenschutzbeauftragten unserer Kanzlei sowie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

4.10 Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, personenbezogene Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem übertragbaren Format zu erhalten.

5 Sind Sie verpflichtet, unserer Kanzlei bestimmte personenbezogene Daten zu geben?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung benötigen wir von Ihnen folgende personenbezogenen Daten:

• Daten, die für die Aufnahme und die Durchführung einer Geschäftsbeziehung gebraucht werden
• Daten, die für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten notwendig sind
• Daten, zu deren Erhebung wir rechtlich verpflichtet sind

Ohne diese personenbezogenen Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen einzugehen oder auszuführen.

Durch das Geldwäschegesetz sind wir verpflichtet, Sie mithilfe Ihrer Ausweisdokumente zu identifizieren, bevor wir eine Geschäftsbeziehung eingehen (per Postident­Verfahren oder Videolegitimation). Dabei werden Ihr Name, Geburtsort und ­datum, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Ausweisdaten erhoben und festgehalten. Sollten im Laufe unserer Geschäftsbeziehung mögliche Änderungen auftreten, sind Sie verpflichtet, uns diese unverzüglich mitzuteilen.

Wenn Sie uns die notwendigen Informationen und Unterlagen nicht zur Verfügung stellen, dürfen wir die von Ihnen angestrebte Geschäftsbeziehung weder aufnehmen noch fortführen.

6 Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. Gründe hierfür können z. B. Folgende sein:

• Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind insbesondere das Handelsgesetzbuch, die Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen bis zu zehn Jahre.
• Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Zivilrechtliche Verjährungsfristen können bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

B Information über Ihr Widerspruchsrecht

1 Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt.

Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen. Oder Ihre personenbezogenen Daten dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2 Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für unseren Newsletter

In Einzelfällen nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten für unseren Newsletter. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch dagegen einzulegen.

Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diesen Zweck.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte gerichtet werden an:

Sonja Bertling, Steuerberaterin & Rechtsanwältin
Rodemannskamp 7
D 45326 Essen

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